Circolare 15/E del 22 dicembre 2025

Tre sistemi di rifusione per i viaggi extra comunali: analitico, a forfait o misto

A un anno dall’entrata in vigore delle modifiche alla disciplina sulle spese di trasferta, cui sono seguiti successivi correttivi, il quadro normativo è ormai stabile

Le novità per i dipendenti

Dal 1° gennaio 2025 la tracciabilità delle spese di trasferta diventa condizione necessaria per evitare la tassazione in busta paga dei relativi rimborsi. In particolare, i «rimborsi delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea(…) per le trasferte ole missioni (…) non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento» tracciabili consentiti.

L’intervento si innesta nella più ampia disciplina delle trasferte e missioni di cui al comma 5, articolo 51, del Tuir.

Pertanto restano ferme le altre previsioni, tra cui la distinzione tra le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale, in cui è ubicata la sede di lavoro, e quelle svolte al di fuori di tale ambito territoriale. Le indennità e le somme rimborsate in relazione alle prime sono, in via generale, imponibili in capo al dipendente, fatta eccezione per le spese di viaggio e trasporto documentate.

Per quanto attiene, invece, alle trasferte fuori dal territorio comunale, è possibile adottare uno dei tre sistemi di rimborso consentiti, tra loro alternativi, cioè analitico (“a piè di lista”), a “forfait” oppure “misto”.

• Nel sistema analitico, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente i rimborsi documentati per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, nonché, entro i limiti di 15.49 euro giornalieri (25,82 euro perle trasferte all’estero), i rimborsi delle “altre spese” diverse dalle precedenti, come quelle di lavanderia, telefoniche e per mance, a patto che siano analiticamente attestate dal dipendente.

• Nel sistema forfettario, sono escluse dalla tassazione le indennità fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e fino a 77,47 euro al giorno per quelle all’estero, oltre al rimborso delle spese di viaggio e trasporto documentate.

• Nel sistema misto, non concorre a reddito uno solo tra il rimborso del vitto o dell’alloggio, se documentato, cui può aggiungersi un’indennità esente entro determinati limiti, che si riduce se entrambi sono rimborsati analiticamente.

Doppio obbligo

In sostanza, la necessità di tracciabilità delle spese sostenute in Italia per evitare la penalizzazione fiscale si somma a quella già esistente di produrre idonea documentazione, ove richiesto.

Ad esempio, nel sistema analitico, il doppio obbligo dovrà essere soddisfatto per tutte le spese di vitto, alloggio, compresa l’imposta di soggiorno, viaggio e trasporto tramite taxi e Ncc. È richiesta invece la semplice attestazione in nota spese per le citate “altre spese”.
Per i trasporti mediante mezzi di linea (bus, treni, aerei, eccetera), è sufficiente provare di averle sostenute, eventualmente tramite il titolo di viaggio, senza necessità della tracciabilità del pagamento.

Nel caso del sistema forfettario, invece, il doppio obbligo riguarda solo le spese di viaggio e trasporto mediante taxi e Ncc, e soltanto idonea documentazione (senza tracciabilità) per le altre spese di viaggio e trasporto.


Doppia penalizzazione


In aggiunta, dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024, anche la deducibilità dal reddito di impresa dellespese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e Ncc, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute nel territorio dello Stato per le trasferte del dipendenti, è subordinata alla condizione che i pagamenti di tali spese siano effettuati con strumenti di pagamento tracciabili.

La disciplina ora comprende gli spostamenti all’interno del Comune sede di lavoro

I rimborsi chilometrici corrisposti dal datore di lavoro al dipendente che usa la propria auto per ragioni di servizio non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro dipendente, anche se le percorrenze sono relative a trasferte svolte all’interno del territorio comunale dove è ubicata la sede di lavoro, sempreché siano adeguatamente documentati. Viene dunque superata la lettura del Fisco secondo cui la non concorrenza al reddito di tali rimborsi riguardava solo gli spostamenti extra-comunali.

Nella circolare 15/E/2025, l’Agenzia recepisce le novità introdotte dal decreto Irpef(articolo 3, comma 1, letterab,n.3, Digs 192/24), con cui è stato parzialmente riformulato il comma 5 dell’articolo 51 del Tuir e stabilita l’esclusione dall’imponibilità fiscale dei rimborsi spese di viaggio e trasporto in ambito comunale comprovati e documentati, anche in assenza di «documenti provenienti dal vettore», locuzione che invece in passato era presente. Peraltro, considerato che il nuovo testo del comma 5 è in vigore dal 31 dicembre 2024, i relativi effetti si producono già da tale data.

In sintesi, l’indennità chilometrica riconosciuta per l’utilizzo del mezzo privato per ragioni lavorative non costituisce materia imponibile, se è calcolata secondo i parametri indicati nelle tabelle Aci, a prescindere se la trasferta è all’interno o all’esterno del territorio comunale. Il rimborso dovrà essere quantificato in funzione della percorrenza, del tipo di automezzo utilizzato dal dipendente e del relativo costo chilometrico determinato secondo il tipo di autovettura; la relativa documentazione dovrà quindi essere conservata in azienda.

Spese di parcheggio

Ulteriori novità riguardano anche le spese di parcheggio. Prima della circolare 15/E/25, i rimborsi di tali spese si configuravano come diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, e pertanto erano soggette interamente a tassazione nei sistemi di rimborso forfettario e misto (se oltre l’indennità esente); mentre nei casi di rimborso analitico concorrevano ad alimentare il plafond delle “altre spese”, escluse dal reddito fino a 15.49 euro giornalieri (25,82 euro per le trasferte all’estero). Le Entrate, tuttavia, ritengono indispensabile che le spese siano «comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta».

Tale precisazione sembra eccessivamente rigorosa, considerato che, nella prassi, non sempre l’indicazione della targa (o altro elemento univoco) del veicolo è riportato nella documentazione rilasciata dai gestori delle aree di parcheggio e che, invece, è consentito comprovare le spese di vitto e alloggio con lo scontrino fiscale(circolare 25/E/2010). Comunque anche in assenza dell’identificazione univoca del veicolo, tali rimborsi dovrebbero continuare ad essere esclusi da tassazione, nei limiti previsti, qualora siano indicati tra le cosiddette “altre spese”

Quadro delle spese di trasferta extra- comunali sostenute dal dipendente in Italia e rimborsate con sistema analitico

TIPOLOGIA DI SPESA	TRACCIABILITA’ OBBLIGATORIA (CONDIZIONE 1)	DOCUMENTAZIONE OBBLIGATORIA (CONDIZIONE 2)	NON IMPONIBILI PER IL DIPENDENTE SE SODDISFATTE (1) E (2)
Vitto e alloggio	SI	SI	SI
Imposta di soggiorno	SI	SI	SI
Taxi e Ncc	SI	SI	SI
Trasporto pubblico di linea (treni, aerei, bus, navi)	NO	SI	SI
Rimborso chilometrico (auto del dipendente	NO	SI (*)	SI
Pedaggio	NO	SI	SI
Parcheggio	NO	SI (**)	SI
Altre spese (mance, telefono, lavanderia)	NO	E’ sufficiente che siano attestate	Fino a euro 15,49/gg in Italia