Dal 5 marzo parte per tutti, esercenti al minuto e tutti coloro che devono certificare le proprie operazioni con corrispettivi telematici, l’obbligo dell’abbinamento degli strumenti di pagamento elettronico sia hardware (Pos) sia software (piattaforme on line e App) con gli Rt (registratori telematici).

L’abbinamento non deve essere fisico, ma solo logico, e deve essere realizzato con una comunicazione all’agenzia delle Entrate che il contribuente deve fare attraverso un’apposita funzionalità all’interno del portale web «fatture e corrispettivi» della stessa Agenzia.

Il fatto che il collegamento è logico, e non fisico, non comporta alcun cambiamento degli strumenti a disposizione dell’operatore sia per i pagamenti sia per la certificazione dei corrispettivi.

La comunicazione

La comunicazione che in prima applicazione farà riferimento solo agli strumenti di pagamento attivi a gennaio 2026 dovrà essere effettuata entro 45 giorni dalla messa a disposizione della funzionalità e quindi, salvo problemi tecnici dell’Agenzia che ritardino questa messa a disposizione, il 19 aprile 2026.

La comunicazione può essere fatta direttamente dall’esercente titolare dei dispositivi ovvero da un intermediario delegato al servizio “accreditamento e censimento dispositivi” del portale “fatture e corrispettivi”. Proprio in relazione alla delega è necessario sottolineare che la platea dei possibili intermediari è estesa, in quanto accoglie non solo gli intermediari autorizzati agli adempimenti fiscali, ma anche coloro che ottengono dal contribuente la delega per il solo accreditamento dei dispositivi.

Il collegamento multiplo

Un chiarimento di particolare interesse degli operatori contenuto nelle faq e nel manuale operativo è che il collegamento può essere multiplo ossia un singolo Pos può essere collegato a più Rt o viceversa più Pos possono essere collegati a un singolo Rt. Per ogni collegamento, l’esercente deve specificare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale i due strumenti vengono utilizzati.

Gli esonerati

La platea dei soggetti interessati dall’obbligo del collegamento tra pagamenti elettronici e corrispettivi non coinvolge tutte quelle attività che emettono solo fatture ovvero quelle attività esonerate dalla certificazione dei corrispettivi.

In via generale, solo l’esistenza di un obbligo di certificazione e trasmissione telematica di corrispettivi, impone agli operatori di collegare i Pos, i Pos virtuali (strumenti che gestiscono i pagamenti su internet) e i soft Pos (smartphone, tablet ecc) ai registratori telematici (Rt). Inoltre, però, sono esclusi dalle specifiche disposizioni anche i corrispettivi certificati mediante distributori automatici (vending machine), quelli relativi alla cessione di carburanti e quelli relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamenti elettronici. Sono esclusi dalle nuove disposizioni i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica: quali la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza (commercio elettronico), il trasporto pubblico e tutte le operazioni espressamente escluse dal Dm 10 maggio 2019 e dall’art. 2 Dpr 696/96. Se un esercente che svolge una delle attività esonerate si assoggetta all’obbligo di emissione di uno scontrino elettronico e trasmette i corrispettivi all’agenzia delle Entrate in modalità telematica è obbligato ad effettuare l’abbinamento dei pagamenti elettronici con l’Rt deve indicare sul documento commerciale in codice N2 – operazioni non soggette.

Quindi se un operatore svolge solo operazioni esonerate non deve fare la comunicazione e il relativo abbinamento.

Operazioni esonerate e soggette alla certificazione telematica

Può capitare, però, che uno stesso contribuente svolga contestualmente operazioni esonerate e operazioni soggette alla certificazione telematica dei corrispettivi (si pensi al distributore di carburante che abbia anche collegato un bar).

In questo caso, il contribuente può scegliere di utilizzare Pos dedicati ovvero di utilizzare un Pos unico misto.

• Nel caso in cui abbia Pos dedicati, potrà evitare di collegare il Pos dedicato esclusivamente all’incasso dei corrispettivi esonerati dall’obbligo di certificazione con documento commerciale. In questo caso potrà anche, tramite la funzionalità del sito dell’agenzia delle Entrate, dichiarare il suo uso esclusivo e il sistema non mostrerà più quel Pos. L’Agenzia, nel manuale operativo, sottolinea che in questo caso il contribuente non potrà, neppure saltuariamente utilizzare il Pos escluso.

• Al contrario, nel caso in cui utilizzi il Pos in modo misto (sia per corrispettivi esonerati che per corrispettivi soggetti all’invio telematico) dovrà, comunque, collegarlo al Rt. Proprio sulle attività esonerate ovvero sull’utilizzo misto dei Pos la guida operativa dell’Agenzia delle Entrate evidenzia che gli addetti all’analisi del rischio in presenza di scostamenti tra i pagamenti elettronici e i corrispettivi inviati al fisco terrà conto dell’attività svolta dall’esercente. Pertanto, risulta molto importante che l’operatore, in occasione del collegamento, verifichi anche la coerenza dei codici Ateco comunicati in precedenza all’agenzia delle Entrate.

Le due nuove sanzioni

Il nuovo adempimento è collegato a due nuove specifiche sanzioni:

• la prima, prevista per la trasmissione con dati incompleti o non veritieri dei pagamenti elettronici pari a 100€ per ogni violazione commessa entro il limite massimo di 1.000€ per ciascun trimestre, senza possibilità di applicazione del cumulo giuridico;
• la seconda per il mancato collegamento logico degli strumenti di pagamento – RT, prevista dall’art. 11, comma 5 del Digs 471/97, che varia da 1.000 a 4.000 € con passibilità di applicazione delle sanzioni accessorie della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.

L’adempimento, che tende a garantire la coerenza tra pagamenti elettronici e certificazione dei corrispettivi, fornirà al fisco, in modo più tempestivo, eventuali disallineamenti creati da una cattiva gestione dei registratori telematici.

I disallineamenti, che potrebbero generare l’invio da parte dell’Agenzia delle Entrate di specifiche lettere di compliance, impongono al contribuente di avere una gestione finanziaria più attenta, con una periodica (possibilmente giornaliera), quadratura tra pagamenti elettronici e corrispettivi.